Csoportmunka szabályai

Az általános Csoportmunka szabályai a szervezési ismeretek lényeges eleme, mert fontos eredményes megbeszéléseket, eredményes vitákat tartani.

A csoportmunka általános szabályai

Az összhanghoz jól meghatározott célok és felelősségek kellenek.

• Törekedjünk tömör, pontos megfogalmazásra!
• Elengedhetetlen az információátadás és áramlás hatékonysága, az átadó fél teljes mértékben el tudja mondani a problémáját az átvevő fél pedig teljes mértékben megértse azt.
• Ha kell, törekedjünk konszenzusos, egyhangú döntésekre.
• Figyeljünk egymásra, minden vélemény fontos!
• Legyen facilitátor, ill. levezető.
• Tartsuk szem előtt, mi a csoport feladata, ne bonyolítsuk.
• Tűzzünk ki témákat, és maradjunk azoknál!
• Mindenkinek legyen lehetősége befejezni a mondanivalóját.
• Az eredmény legyen alapos, pontos, jól áttekinthető.

A csoportmunkához empatikus képességekre is szükség van (beleérző, átérző, átélő, megértő) képesség, mert enélkül félreértések lehetnek melyek további problámákat szülhetnek. Ez azt jelenti, hogy az illető ne csak hallja és nyelvtanilag megértse a szavakat amit a másik fél mond hanem át is vegye az információ lényegét, a probléma fontosságát, odafigyeljen a másik geszstusaira, mimikájára is mert ez is fontos információkat hordozhat a feladat pontosságára fontosságára vonatkozóan. Bár az empátia a másik ember érzelmi, lelki állapotára, hanuglatára való figyelést és ebbe való beleélési (átélési) képességet is jeletni, vagyis a másik ember helyébe tudja önmagát képzelni, de ez is jól jöhet csapatmunka során, ugyanis könnyebb kommunikációt, könnyebb megértést eredményez az összehangoltabb kommunikálás és kellemesebb is, mint a heves durva viták. Ezért lényeges a megértés és a figyelmes meghallgatása egymás véleményének.

Hibalehetőség ha csak részinformációt adunk át, az újabb problémákat szülhet és konfliktusokhoz vezethet. Et elkerülhető úgy, hogy törekszünk a lehető legteljesebb információátadásra és ugyanígy az információ fogadására (hallgatás, megértés, információátvétel). Ez két résztvevő fél közötti folyamatos információáramlást jelent. A visszacsatolások is lényeges elemek ebben, mert abból tudja meg az információátadó, hogy a hallgató fél valójában meg is értette az elmondottakat, eljutott hozzá a közölni kívánt mondnadó. Visszacsatolás, megértést nyugtázó szavak pl.: "Igen, értem." "Rendben van." "Megértettem." "Egyetértek veled." Viszont ha valami mégsem egyértelmű a hallgató számára akkor azt jelezze az átadó felé, kérdezzen vissza és tisztázzanak mindent, mert ennek hiánya újabb vitákat, félreértéseket, megoldatlan pontokat szülhet később.

Több, mint 2 résztvevő esetén nagyon fontos az egyes részfeladatok pontos kiosztása, leosztása, lebontása egyes egyénekre. Egyértelműen tisztázni kell hogy kinek mi a feladata, sőt azt is hogy ennek mi a határideje, ugyanis ezután újbóli megbeszélésen egyeztetni kell e megoldásokat, ellenőrizni az elvégzett feladatok meglétét és helyességét valamint meggyőződni róla hogy valóban nem maradt már több hiányos pont, tehát sikerült megoldani az adott problémát vagy feladatot. Előnyös úgy elosztani a feladatokat hogy figyelembe vesszük a személyek egyéni képeségeit, készségeit, mivel valaki pl. a számítástechnikához ért jobban, valaki a képek szerkesztésében, míg mások a diagramok készítésében vagy aki pedig szövegek megfogalmazásában, illetve a táblázatok kezelésében. Amennyiben van még ezután is hiányosság, akkor azt javítani, pótolni kell és újból ellenőrizni. A személyekre leosztott csoportmunka azután így áll össze egy teljes egész (nagyobb) feladatmagoldássá.

Van olyan megbeszélés is főleg amikor hirtelen, sürgősebb, azonnali hatékony problémamegoldás kell, illetve gyökérok feltárás például (egy üzemzavar, ismeretlen eredetű gépmeghibásodás, vagy hibajelzés munka során, illetve nagyobb gyártási rendellenesség), ahol az egyének a probléma feltételezhető okára véleményeket mondanak, javaslatokat tesznek a javítási lehetőségekre, reagálnak rá és mindenki a saját szemszögéből a saját szaktudásának, tapasztalatának megfelelően mondja ez a véleményét. Ilyen esetben hamar meg lehet találni az igazi, valódi, eretedi gyökérokot, vagyis a hiba bekövetkezésének, előfordulásának a kiváltó okát, amit természetesen bizonyítani kell tehát visszaellenőrizni, hogy valóban az okozza a hibát. Ezután már könnyebb orvosolni és javító intézkedéseket bevezetni a további hibák elkerülése érdekében.

Nyitott tanulás elvei

• A résztvevők tartsák magukat a nyitott tanulás elveihez:
  • Nem mondom azt, hogy én ezt már tudom.
  • Nem kérem, hogy Bizonyítsd be ezt nekem!
  • Nem nyilatkozom úgy, hogy ez nálunk nem működik!
  • Kérjünk az ötletekhez részleteket, hasonlatokat, példákat, alternatívákat.
  • Keressük az újdonságokat mások mondanivalójában.
  • Mindennek vannak előnyei és hátrányai,
  • Keressünk mindenki által elfogadható javaslatot.

• • Vitatkozástól az eszmecseréig: a vitakultúra hét szintje

Csoport, közösség fejlődésének szintjei

(Szendrő Szupi József nyomán), lásd még spiráldinamika

0 Káosz: Nincsenek társak, kapcsolatok, együttműködések

1 Családszerű modell: Sikeres személy környezetében lenni, előnyös elemeket használni

2 Probléma közösség: Tapasztalatok keresése, cseréje, nincs alkotó együttműködés

3 Akció közösség: Közös probléma meghatározása, majd együttes, eseti feloldása

4 Tevékenység közösség: Közös feladatok meghatározása, (szerepek, ciklikusság)

5 Érdekközösség: Társak közt erőforrások eseti átadása, tervezés, egyeztetések

6 Öntevékeny közösség: Állandósult, fenntartások nélküli asszertív együttműködések

Kapcsolódó témakörök

• Belbin-féle csoportszerepek - személyiségek összefésülése
• Hatszín kalap gondolkodás - gondolatmenetek összefésülése
• Közösség

Összeállította: Mészáros László